Automatización Creación Documentos #Word

Durante los últimos años en Siderys hemos construido muchas soluciones ECM (Enterprise Content Management) en SharePoint y Office 365, donde se han diseñado e implementado el manejo de documentos y contenido digital para nuestros clientes. SharePoint es una plataforma preparada con muchas características para manejar documentos y soluciones ECM, la cuales van desde un potente motor de búsqueda hasta servicios especializados de manejo de metadatos que permiten catalogar los documentos, manejar sus metadatos e incluso poder almacenar documentos automáticamente en distintas ubicaciones basados en la catalogación realizada por el usuario.
Una característica que le brinda mucha versatilidad a los usuarios finales, es cuando se utiliza Microsoft Office, conectado con SharePoint, ya que permite utilizar plantillas o documentos enlazados a la catalogación (Tipo de contenido) realizada y sus respectivos metadatos. El documento al encontrarse vinculado con SharePoint brinda la posibilidad de poder agregar los metadatos como elementos del contenido del documento.
Para poder probar esta característica vamos a utilizar un documento llamado “Informe de Avance” el cual estará enlazado a un tipo de contenido que llevará el mismo nombre y contendrá una serie de metadatos que le se podrán incrustar como parte del contenido del informe. En la siguiente imagen se puede ver parte del documento que se utilizara vinculado al tipo de contenido de SharePoint.

Imagen 1 – Documento asociado al tipo de contenido

El próximo paso es crear un tipo de contenido en un sitio de SharePoint, el mismo se debe llamar “Informe de Avance” y tendrá 4 metadatos:

1) Titulo -> Columna por defecto de SharePoint del tipo texto y obligatoria. En la misma manejaremos el nombre del proyecto

2) Cliente -> Columna del tipo texto y obligatoria.

3) Estado del Proyecto -> Columna del tipo elección y obligatoria. En la misma se deben cargar las opciones que se deseen manejar.

4) Etapa Actual -> Columna del tipo elección y obligatoria. En la misma se deben cargar las opciones que se deseen manejar.

Por último, en la sección avanzada del tipo de contenido que se está creando se debe asociar el documento correspondiente para que el mismo quede vinculado en SharePoint y configurado para poder utilizarlo en una biblioteca de documentos. Es en este momento, cuando lo asociamos a una biblioteca, que vamos editar el mismo y realizar la vinculación de los metadatos con el contenido del Word. En la siguiente imagen se puede ver como quedo construido y configurado el tipo de contenido para utilizarlo en cualquier biblioteca.

Imagen 2 – Tipo de contenido “Informe de Avance” creado en SharePoint.

Ahora es necesario configurar el tipo de contenido en una biblioteca de documentos para poder utilizar los metadatos dentro de la plantilla asociada. Esto recién es posible hacerlo cuando el tipo de contenido se está utilizando dentro de la biblioteca, no cuando lo estamos configurando en el sitio. Esto es debido a que recién en este momento SharePoint está creando la instancia del mismo y brindando un espacio de almacenamiento dentro de una biblioteca para poder usar el mismo. El siguiente enlace muestra como asociar los tipos de contenido a una biblioteca, Office.

Ahora que el tipo de contenido ha sido configurado, se debe proceder a configurar los metadatos del mismo como parte del contenido documento. Acceda a la configuración de la biblioteca, en la sección “Tipos de Contenido” seleccione el tipo de contenido asociado anteriormente, seleccione la sección “configuración avanzada” y por último seleccione el enlace “Editar Plantilla” que aparece debajo del nombre del documento que anteriormente asocio. Esto abrirá el documento Word para poder modificar la plantilla correspondiente. El siguiente paso es insertar los metadatos como parte del contenido, posicione el cursor en la sección del documento, en nuestro ejemplo vamos a ingresar el metadato título en la tabla superior asociado al nombre del proyecto. En el Ribbon seleccione la opción “Insertar”, luego seleccione el comando “Quick Parts” de la sección “Texto” y por último posicione el puntero del ratón sobre la opción “Propiedades del Documento” para que se listen todas las propiedades vinculada con el mismo, como se puede apreciar en la siguiente imagen se listan los cuatro metadatos creados en el tipo de contenido.

Imagen 3 – Vinculando metadatos de SharePoint como parte del contenido de un Word

Como parte final del ejemplo se vincularon los cuatro metadatos creados en el tipo de contenido y además se vincularon también como parte del contenido del documento algunas propiedades, como el autor, el correo electrónico y la fecha de publicación del informe. Guarde los cambios realizados en la plantilla y por último cierre la misma para que la podamos usar en la biblioteca de documento.
Para probar la misma, acceda a la biblioteca, en la Ribbon seleccione la pestaña “Archivos”, luego despliegue las opciones del comando “Nuevo Documento” y por último seleccione la opción “Informe de Avance” para generar un documento basado en el tipo de contenido que se configuro. Si se cambian los valores de los metadatos del tipo de contenido en el panel de propiedades del servidor como se puede ver en la imagen 4, los valores asociados en el cuerpo del Word serán modificados.

Imagen 4 – Creando un documento basado en el tipo de contenido creado.

Este tipo de característica que SharePoint y Microsoft Word brinda permite que se puedan crear documentos de forma automática a través de una rutina o un Flujo permitiendo así que el contenido se cargue de forma automáticamente. Cargue un documento o cree un elemento nuevo en la lista cargando los valores de los campos para que el documento cobre vida.