Sitios colaborativos en el manejo de proyectos

En el último artículo sobre Project Server y Project Server Online, http://blog.siderys.com/2017/02/configurando-enterprise-project-type-project-server.html vimos cómo se puede configurar un tipo de proyecto empresarial. Esta característica nos permite definir una serie de funcionalidades especificas para los proyectos que se crean utilizando dicha plantilla, dentro de las cuales se encuentra la de armar un sitio de colaboración para manejar los documentos de los proyectos.

Como es sabido, Project Server (OnPremise y OnLine) es un complemento de Share Point y en tal sentido, todas las características de la plataforma están a disposición para ser utilizadas dentro la herramienta de gestión. Dependiendo de la metodología que se utilice para gestión y el ciclo de vida de los proyectos, el sitio de colaboración que se debe crear será sencillo o complejo.

En este artículo no se analizará ninguna metodología o estándar en particular a seguir, pero si se tomará como base PMI para pensar en un diseño del sitio de colaboración.

El primer paso es entender la estructura de Project Server, el cual crea una colección de sitios para el manejo de proyectos y sitio raíz, utilizando una plantilla particular para crear el sitio donde serán desplegados todos los componentes de Gestión. A partir de esto, y para cada proyecto que se cree en la herramienta, se creará un sitio de proyecto por defecto, si es que no se cambió la configuración por defecto. Este sitio es creado utilizando una plantilla determinada que se configura en tipo de ETP y se almacena en la colección de sitios de Project Server, como se puede ven en la siguiente imagen:

Imagen 1 – Listado de sitios creados para cada proyecto.

El primer paso es crear la plantilla de sitio colaborativo que deseamos usar para los proyectos. Como no se está usando la característica de publicación y será utilizada, la forma de crear la plantilla es muy sencilla. Debemos crear un sitio en SharePoint, diseñarlo según las necesidades que se tengan y por último, se debe guardar como plantilla.

Acceda a la sección contenido del sitio y después seleccione la opción “nuevo sitio”. Cargue los datos como se puede ver en la siguiente imagen, los demás valores déjelos por defecto y por último, presione el botón crear:

Imagen 2 – Creando plantilla de sitio.

Cuando el proceso de crear el sitio haya finalizado, entonces proceda a crear las estructuras necesarias para manejar los documentos del proyecto. Si se lleva una metodología como PMI para la gestión de los mismos, entonces se debería crear como base las siguientes aplicaciones:

1. Fase Iniciación – Crear una biblioteca de documentos que permita almacenar todos aquellos documentos y planillas que se tienen de definición de requerimientos.
2. Fase Planeamiento y diseño – Crear una o más bibliotecas de documentos para almacenar todos los documentos de diseño, diagramas e incluso las minutas de reunión que pudo haber mantenido para llegar al GANTT que se armó para la ejecución del proyecto.
   1. Recuerde que para los que son Riesgos y Problemas del proyecto, Project crea dos estructuras, listas, para llevar el registro y seguimiento de estas dos actividades. Puede perfectamente personalizar los campos de ambas listas según la necesidad que se tenga.
3. Fase Ejecución – Esta fase es la más larga, ya que es donde se ejecutará el proyecto. Dependiendo de cómo implemente la metodología, puede que necesite más de una aplicación (Biblioteca o Lista) para ir guardando la información. Seguramente usted quiera ir registrando las lecciones aprendidas en cada proyecto, para esto se recomienda utilizar una lista que le permita a los integrantes del proyecto y a los jefes de proyecto, registrar todo lo que se considere como un conocimiento adquirido y que sirva para compartirlos con los demás.
4. Fase Cierre – Crear una biblioteca de documentos para almacenar los informes de cierre, presentaciones ejecutivas y demás documentos vinculados a esta etapa.

Al terminar la configuración del sitio de colaboración, lo que se debe hacer es generar la plantilla necesaria, acceda a la configuración del sitio, luego seleccione la opción “Guardar sitio como plantilla”, cargue los datos como se muestran en la imagen de siguiente y por último, presione el botón “Aceptar” para que la plantilla quede creada en SharePoint:

Imagen 3 – Creando plantilla de Proyecto

El último paso es asociar la plantilla al tipo de proyecto empresarial, ETP, donde quiere que se cree un sitio de proyectos usando la plantilla recién creada cuando se cree un proyecto nuevo en la Project Server. Acceda a la configuración del PWA, en la sección “Flujo de trabajo y páginas de detalles del proyecto” seleccione la opción “Tipos de proyecto empresarial”, seleccione el tipo de proyecto empresarial que desea editar o creé uno nuevo, en la sección “Plantilla del sitio” seleccione la plantilla recién creada, como se puede ver en la siguiente imagen y después presione el botón “Aceptar” para guardar la configuración.

Imagen 4 – Configurando plantilla de proyecto

A partir de este momento cuando cree un proyecto nuevo utilizando el tipo de proyecto empresarial, ETP, configurado se creara un nuevo sitio de proyecto basado en la plantilla configurada.