Espacio de Trabajo Digital

La nube permite mediante software alojado en la misma – redes sociales, artefactos de integración, audio, video, acceso seguro, inteligencia artificial y una creciente y en progreso disponibilidad de elementos – atender la necesidad de que el trabajo resida donde el trabajador lo requiera y no sólo en su cubículo o dispositivo.

El crecimiento que produce el movimiento de la información desde los discos duros a la nube es sustancial. La oportunidad que se produce es la de vincular los procesos automáticos empresariales con los procesos de las personas en la empresa. La nube cambia todo lo relacionado a productividad porque establece un área personal online: el espacio digital de trabajo. Y lo primero que debemos comprender es que no es un sitio de trabajo sino un cambio cultural en el modo de trabajo.

No se trata de cambiar todo dramáticamente sino de pensar diferente, de generar un nuevo concepto en la dinámica del trabajo, de evolucionar a otra cultura del trabajo.

Primero la gente

Es más importante la reducción de la complejidad y la focalización en las personas que el software. A menudo las personas en las empresas son simples poleas de transmisión y no es raro que se cometan errores porque la solución a un problema queda por fuera de los protocolos corporativos.

Las personas deben poder improvisar, colaborar, tener criterios propios, creatividad y responsabilidad personal. El espacio digital de trabajo es la herramienta apta para producir un cambio cultural en las organizaciones. Es inclusivo, conectado y colaborativo.

Permite compartir capacidades, ideas, observaciones e información. Pierden valor los directorios compartidos, las letras representativas de discos y los archivos adjuntos. La información asciende a la nube. De esta forma – sólo a modo de ejemplo – obtenemos que los documentos sean únicos y a la vez puedan tener diferentes versiones.

Versionable: las versiones previas pueden almacenarse y recuperarse. Ej.: si necesita disponer del documento al estado que tenía en noviembre de 2016 recupera el «nov_2016» y no hay nada que buscar, todo está en un único lugar. Se trata de eliminar toda complejidad excesiva.

Concepto general de la colaboración

La colaboración es un esfuerzo coordinado, continuo, natural, creativo y sincrónico para construir una concepción compartida de los problemas. Dicho esfuerzo comprende al staff completo y no sólo a los líderes de las organizaciones. El término creativamente incluye la Serendipia (serendipity) en la producción de información. La Serendipia (serendipity) se puede explicar como una «casualidad afortunada».

Alfred Nobel, un químico e ingeniero sueco, estaba transportando nitroglicerina líquida altamente inflamable cuando se dio cuenta de que una de las latas del contenedor se había roto, filtrando el líquido. Sin embargo, por casualidad, el material en el que se transportaban las latas -una mezcla de rocas llamada ‘kieselguhr’ – fue capaz de absorber y estabilizar la nitroglicerina líquida. El producto fue patentado en 1867 y Nobel lo denominó dinamita. En ese momento feliz – en vez de volar por los aires – se llenó de dinero y se hizo famoso.

En el rápido flujo del trabajo diario hay innumerables oportunidades de pensamiento lateral, casualidades, asociaciones, etc., que potencian la creatividad.

¿Es intuitiva la implementación de la colaboración?

El Return Of Investment de la nube es de gran significación. Lo suficiente para seducir a las empresas, pero…

( La música aquí sería «Nothing is easy»)

Fortalecer la actitud mediante una cultura colaborativa

Para poner en la punta de los dedos toda la información asilada y promover un contexto libre al trabajo en equipo, la colaboración pivota estratégicamente en una cultura corporativa de franqueza, flexibilidad, y objetivos compartidos.

Vale de recordar que sólo la libertad de los ángeles es perfecta, las herramientas de nube proveen un contexto de seguridad perfectamente centralizado, estructural y eficiente.

Ensamblar todos los procesos integrando lo formal y lo informal

Dice Satya Nadella: «Estamos construyendo un sistema operativo para la actividad humana en toda su vida cotidiana, en todos sus dispositivos». De eso se trata. Antiguamente la interacción se producía básicamente alrededor de procesos automáticos de baja incidencia humana, lo que solemos llamar formularios (que terminaban en reportes).

La posibilidad de integrar conversaciones, video, trabajo en conjunto, reuniones, noticias de qué información podría resultarnos útil (producidas por un sistema interno), notas compartidas online, trabajo en tiempo real en diferentes dispositivos (Ej.: adaptando costos online para un pedido especial en tiempo real) y que esos procesos interactivos formen parte del activo de la empresa es el desafío.

Utilizar el paquete tecnológico adecuado del modo correcto

Microsoft Office 365 es el paquete más completo y permite a los usuarios extender el uso de herramientas habituales como Excel, Word, OneNote y otros. Es el que conocemos bien y nos permite revalidar y reutilizar nuestra experiencia El caso de Microsoft Teams (una herramienta de trabajo en equipo que integra operaciones habituales alrededor de las conversaciones) es un buen ejemplo.

Todo lo necesario para conversar, editar, publicar, etc. Está integrado de un modo natural y responde a una interfaz común al resto de las herramientas. Está pensado para equipos de trabajo que funcionan alrededor de uno o varios proyectos.

Para establecer un grupo de intereses (más amplio, más abarcador, pero con menor requerimiento de inmediatez) están los Grupos. Los grupos en Office 365 le permiten elegir un grupo de personas con las que desea colaborar y configurar fácilmente una colección de recursos para que esas personas compartan. Recursos tales como una bandeja de entrada compartida de Outlook, un calendario compartido o una biblioteca de documentos para colaborar en los archivos.

No tiene que preocuparse de adjudicar a mano permisos a todos aquellos recursos porque la adición de miembros al grupo automáticamente les da los permisos que ellos necesitan a los instrumentos que su grupo proporciona. Además, los grupos son la experiencia nueva y mejorada de lo que solíamos usar como listas de distribución o directorios compartidos.

Capacitar

Ya sea para planificar, configurar, administrar, y migrar datos hacia y desde Office 365; proteger su organización y cumplir con las normas legales o reglamentarias; comprender la arquitectura de nube y sus posibilidades; establecer una cultura adecuada; comprender las herramientas, su sentido y su utilización en detalle, la organización necesita que todos comprendan qué es el software de que disponen y evitar confusiones basadas en conocimientos desintegrados.

Una vez que se dispone de las herramientas adecuadas es imprescindible orientar a la gente a resolver situaciones con dichas herramientas y evitar «hacer camino al andar», que puede ser camino a la nada.